Name: СЦ «ТехноСофтСервис»
Price range: $$$

Аутсорсинг – быстро растущее в последнее время направление по предоставлению услуг по управлению печатной инфраструктурой любого предприятия. Смысл такого аутсорсинга – в передачи функций производства и обработки документов, зачастую являющихся не основным в деятельности организации, профильной компании, специализирующейся в данной области.

В чем состоит услуга аутсорсинга печати для заказчика:

Проведение аудита имеющейся печатной инфраструктуры. Определение объемов и видов печати на каждом оборудовании с каждого рабочего места. Проведение технической экспертизы оборудования на предмет его соответствия имеющимся нагрузкам и достаточности необходимого функционала и производительности.
Разработка детального плана оптимизации печати, учитывающего особенности бизнес процессов компании. Определение оптимальной схемы размещения и комплектования печатного оборудования для решения требуемых задач с наибольшей эффективностью.
Замена устаревшего оборудования с высокой себестоимостью печати. Комплектование новым требуемым оборудованием согласно согласованному плану.
Установка и настройка, с учетом специфики организации, программных продуктов для централизованного управления печатью, позволяющие автоматизировать рабочие процессы, повысить безопасность и создать политики, нацеленные на сокращение расходов.
Полная покопийная техническая поддержка печатного оборудования с минимальным участием персонала заказчика.

Компания поставщик услуг берет на себя все вопросы связанные с бесперебойной работой техники от своевременной доставки и установки расходных материалов и запчастей до предоставления подменного оборудования.

Преимущества использования аутсорсинга печати для заказчика:

Как правило, после внедрения системы централизованного управления печатью, затраты на себестоимость печати сокращаются примерно на 25-30%.
Затраты на производство документов зависят только от реально сделанных отпечатков и легко поддаются прозрачному бюджетированию. Оплата происходит один раз в месяц по одному счету.
Вместе с единственным счетом Заказчик получает полную и детальную информацию об использование своего печатного оборудования каждым пользователем.
Нет необходимости закупать и терять время на ожидание на внезапно вышедшие из строя дорогостоящие запасные части.
Нет необходимости постоянно изыскивать из оборота денежные средства на закупку расходных материалов и следить за сроком их окончания.
Нет необходимости приобретать дорогостоящее печатное оборудование, платить на него налоги на имущество и амортизировать. Всю необходимую технику предоставляет поставщик услуг либо в аренду либо за счет стоимости отпечатка.

Аутсорсинг печати — это передача управления печатной инфраструктурой компании стороннему подрядчику.

По данным различных исследований офисная печать «съедает» от 6 до 10% прибыли предприятия. Расходы на печать включают видимую и невидимую части. Видимая предусматривает закупки оборудования и расходных материалов, обслуживание и ремонт техники. Невидимая часть, на которую уходит от 20 до 40% расходов, состоит из:

Нерациональных трат на закупки.

Закупкой необходимого для печати занимаются различные отделы, сотрудники которых не всегда знакомы с рыночной конъюнктурой и не способны определить оптимальную цену. Например, закупкой бумаги занимается офис-менеджер или специалист хозяйственного отдела. Оргтехника приобретается IT-отделом, а расходные материалы — департаментом закупок. Человек, покупающий бумагу, может ошибиться в выборе ее плотности и офисный принтер не будет работать эффективно. Департамент закупок приобретет расходники, которым не подходит оргтехника в офисе.

Нерационального использования техники и расходных материалов.

Сотрудники используют офисный принтер для распечатки личных документов. Не ведется учет ошибочно напечатанных и испорченных документов и т.д.

Нерационального использования времени сотрудников.

Сотрудники IT-отдела вместо выполнения прямых обязанностей занимаются обслуживанием оргтехники, офис-менеджер — пополнением запасов бумаги и т.д.

Аутсорсинг систем печати позволяет уменьшить расходы на печать и сделать их более прозрачными. Настройкой оборудования, закупкой расходных материалов и бумаги, контролем печати занимается отдельная фирма. Заказчик платит за количество реально напечатанных и необходимых для работы документов.

Выгода от аутсорсинга печати

Аутсорсинг печати предоставляет компании такие преимущества:

Возможность делегирования непрофильных задач.

Процессом печати от закупки бумаги до настройки и обслуживания лазерных и струйных принтеров занимаются специалисты, которые заинтересованы в том, чтобы оптимизировать цены и уменьшить затраты на расходные материалы. Снижается нагрузка на IT и другие отделы компании.

Прекращение печати нецелевой документации.

Процесс печати находится под контролем. Сотрудники не могут распечатать документы, не относящиеся к их непосредственным служебным обязанностям.

Расходные материалы точно учтены.

Фирма, которая предоставляет аутсорсинг систем печати, заинтересована в эффективном и бесперебойном процессе. Поэтому расходные материалы, необходимые для работы, всегда в наличии. Отсутствующий тонер в картридже, неработающий принтер или нехватка бумаги не парализуют работу подразделений компании.

Техника работает без простоев.

О своевременном техническом обслуживании и исправности оргтехники заботятся специалисты, получающие оплату за сделанную копию. Они заинтересованы в том, чтобы техника в офисе работала без перебоев.

Расходы на печать предсказуемы.

Заказав аутсорсинг печати и посткопийное обслуживание, компания получает отчеты с точным указанием израсходованных средств и прогнозом трат на печать в ближайшей перспективе.

Наши преимущества

Компания «Технософтсервис» предлагает услугу «Аутсорсинг систем печати». Работаем более 18 лет в сфере обслуживания офисной техники.

Заказав аутсорсинг систем печати, вы получаете:

Аудит печатной инфраструктуры и техническую экспертизу офисного оборудования.

Вы будете точно знать, сколько у вас лазерных и струйных принтеров, в каком они состоянии, сколько выдают копий и как долго проработают. У вас будет полная картина того, во сколько фирме обходится офисная печать.

План оптимизации инфраструктуры.

Мы предложим программу мероприятий, которая не предполагает новых расходов, но позволит использовать ту технику, что уже имеется эффективнее.

Техническое и посткопийное обслуживание печатной техники.

Ваша оргтехника будет исправна, вам не нужно заботиться о ее техническом обслуживании, платить вы будете только за те документы, которые необходимы для работы.

Отчеты о тратах.

Вы знаете не только о том, сколько стоит офисная печать в целом, но и во сколько обходится печать одного листа, тонер, бумага и другие расходные материалы.