Name: СЦ «ТехноСофтСервис»
Price range: $$$

Аутсорсинг – напрямок, що швидко зростає останнім часом з надання послуг з управління друкованою інфраструктурою будь-якого підприємства. Сенс такого аутсорсингу – у передачі функцій виробництва та обробки документів, які найчастіше є основним у діяльності організації, профільної компанії, що спеціалізується у цій галузі.

У чому полягає послуга аутсорсингу друку для замовника:

Проведення аудиту наявної друкованої інфраструктури. Визначення обсягів та видів друку на кожному устаткуванні з кожного робочого місця. Проведення технічної експертизи обладнання щодо його відповідності наявним навантаженням і достатності необхідного функціоналу і продуктивності.
Розробка детального плану оптимізації друку, що враховує особливості бізнес-процесів компанії. Визначення оптимальної схеми розміщення та комплектування друкарського обладнання для вирішення необхідних завдань із найбільшою ефективністю.
Заміна застарілого обладнання з високою собівартістю друку. Комплектування новим необхідним обладнанням згідно з узгодженим планом.
Встановлення та налаштування, з урахуванням специфіки організації, програмних продуктів для централізованого управління печаткою, що дозволяють автоматизувати робочі процеси, підвищити безпеку та створити політики, націлені на скорочення витрат.
Повна копійна технічна підтримка друкарського обладнання з мінімальною участю персоналу замовника.

Компанія постачальник послуг бере на себе всі питання, пов’язані з безперебійною роботою техніки від своєчасної доставки та встановлення витратних матеріалів та запчастин до надання підмінного обладнання.

Переваги використання аутсорсингу друку для замовника:

Як правило, після впровадження системи централізованого управління печаткою витрати на собівартість друку скорочуються приблизно на 25-30%.
Витрати на виробництво документів залежать тільки від реально зроблених відбитків і легко піддаються прозорому бюджетуванню. Оплата відбувається один раз на місяць за одним рахунком.
Разом з єдиним рахунком Замовник отримує повну та детальну інформацію про використання свого друкарського обладнання кожним користувачем.
Немає необхідності закуповувати і гаяти час на очікування на дорогі запасні частини, що раптово вийшли з ладу.
Немає потреби постійно шукати з обороту кошти на закупівлю витратних матеріалів та стежити за терміном їх закінчення.
Немає необхідності купувати дороге друкарське обладнання, сплачувати на нього податки на майно та амортизувати. Всю необхідну техніку надає постачальник послуг в оренду або за рахунок вартості відбитка.

Аутсорсинг друку — це передача керування друкованою інфраструктурою компанії сторонньому підряднику. За даними різних досліджень офісний друк «з’їдає» від 6 до 10% прибутку підприємства. Витрати на друк включають видиму та невидиму частини. Мабуть передбачає закупівлю обладнання та витратних матеріалів, обслуговування та ремонт техніки. Невидима частина, на яку йде від 20 до 40% витрат, складається з:

Нераціональні витрати на закупівлю.

Закупівлею необхідного для друку займаються різні відділи, співробітники яких не завжди знайомі з ринковою кон’юнктурою та не здатні визначити оптимальну ціну. Наприклад, закупівлю паперу займається офіс-менеджер або спеціаліст господарського відділу. Оргтехніка купується IT-відділом, а витратні матеріали – департаментом закупівель. Людина, яка купує папір, може помилитися у виборі її щільності і офісний принтер не працюватиме ефективно. Департамент закупівель придбає розхідники, яким не підходить оргтехніка в офісі.

Нераціональне використання техніки та витратних матеріалів.

Співробітники використовують офісний принтер для друку особистих документів. Не ведеться облік помилково надрукованих та зіпсованих документів тощо.

Нераціональне використання часу працівників.

Співробітники ІТ-відділу замість виконання прямих обов’язків займаються обслуговуванням оргтехніки, офіс-менеджер — поповненням запасів паперу тощо. Аутсорсинг систем друку дозволяє зменшити витрати на друк та зробити їх більш прозорими. Налаштуванням обладнання, закупівлею витратних матеріалів та паперу, контролем друку займається окрема фірма. Замовник платить за кількість реально надрукованих та необхідних для роботи документів.

Вигода від аутсорсингу друку

Аутсорсинг друку надає компанії такі переваги:

Можливість делегування непрофільних завдань.

Процес друку від закупівлі паперу до налаштування та обслуговування лазерних та струменевих принтерів займаються фахівці, які зацікавлені в тому, щоб оптимізувати ціни і зменшити витрати на витратні матеріали. Знижується навантаження на IT та інші відділи компанії.

Припинення друку нецільової документації.

Процес друку перебуває під контролем. Співробітники не можуть роздрукувати документи, які не належать до їх безпосередніх службових обов’язків.

Витратні матеріали точно враховані.

Фірма, яка надає аутсорсинг систем друку, зацікавлена в ефективному та безперебійному процесі. Тому витратні матеріали, необхідних роботи, завжди у наявності. Відсутній тонер у картриджі, непрацюючий принтер або брак паперу не паралізують роботу підрозділів компанії.

Техніка працює без простоїв.

Про своєчасне технічне обслуговування та справність оргтехніки дбають фахівці, які отримують оплату за зроблену копію. Вони зацікавлені у тому, щоб техніка в офісі працювала без перебоїв.

Витрати на друк передбачувані.

Замовивши аутсорсинг друку та посткопійне обслуговування, компанія отримує звіти з точним зазначенням витрачених коштів та прогнозом витрат на друк у найближчій перспективі.

Наші переваги

Компанія «Технософтсервіс» пропонує послугу “Аутсорсинг систем друку“. Працюємо понад 18 років у сфері обслуговування офісної техніки. Замовивши аутсорсинг систем друку, ви отримуєте:

Аудит друкованої інфраструктури та технічну експертизу офісного обладнання.

Ви точно знатимете, скільки у вас лазерних і струменевих принтерів, в якому вони стані, скільки видають копій і як довго пропрацюють. У вас буде повна картина того, скільки фірмі обходиться офісний друк.

План оптимізації інфраструктури.

Ми запропонуємо програму заходів, яка не передбачає нових витрат, але дозволить використовувати ту техніку, що вже є ефективнішою.

Технічне та посткопійне обслуговування друкарської техніки.

Ваша оргтехніка буде справною, вам не потрібно дбати про її технічне обслуговування, платити ви будете тільки за документи, які необхідні для роботи.

Звіти про витрати.

Ви знаєте не тільки про те, скільки коштує офісний друк в цілому, але й скільки коштує друк одного аркуша, тонер, папір та інші витратні матеріали.